Кофе-брейк в офисе: сколько еды и напитков заказать на человека

Кофе-брейк кажется самым простым пунктом сметы: кофе, чай, печенье — что тут считать? Однако именно на кофе-брейках чаще всего заканчивается кофе к середине совещания или остаются три нетронутых подноса с круассанами. Разница между «мало» и «много» — в цифрах. За годы работы на деловых приёмах команда BIG DAY Catering собрала рабочие нормы расхода на человека. Делимся ими — можно сразу применять в расчёте заказа.

Почему «примерно» не работает

У кофе-брейка две особенности, которые ломают интуитивные расчёты. Первая: напитки гости расходуют активнее еды. Человек может взять одно печенье и две чашки кофе. Вторая: около трети участников не пьют кофе вообще — им нужны чай, вода, сок, а иногда и цикорий. Поэтому «считать по числу гостей» и «считать по среднему аппетиту» — две разные задачи, и решать их нужно отдельно.

Базовое правило любого расчёта: нормы на человека умножаем на ожидаемое число гостей и добавляем 10–15% запаса. Больше 20% закладывать не стоит — излишки уходят в мусор, а бюджет страдает.

Напитки: где чаще всего образуется дефицит

Кофе

• 1,5–2 чашки на человека за 2 часа, при интенсивной программе — до 2,5;
• на чашку закладывайте 8–10 г молотого зерна (или 5–7 г растворимого);
• молоко: 30–50 мл на порцию, в среднем 0,5 л на 10 человек;
• сахар: 1,5–2 стика на человека — часть гостей пьёт без сахара, часть кладёт два.

Если кофе варит бариста, скорость держится около 60–80 чашек в час — на 100 человек одного аппарата мало.

Чай, вода и альтернативы

• чай: 1 пакетик на человека + 20% запаса, минимум 3–4 вида (чёрный, зелёный, травяной, фруктовый);
• вода: 0,5 л на человека за 2 часа, в жару или душном офисе — 0,7–1 л;
• соки, лимонады, морсы: 250–300 мл на человека, если есть вода, и 0,5 л, если сок — единственный напиток;
• растительное молоко (овсяное, миндальное) — минимум 10% от объёма обычного: его просят всё чаще.

Еда: сколько положить на подносы

Сладкая часть

Выпечка — самый востребованный элемент меню. Норма — 2–3 позиции на человека (печенье, мини-круассаны, маффины, тарталетки), это примерно 80–120 г. Если есть ещё и торт или пирожные, количество сокращаем до 1–2 позиций: гости редко берут всё сразу.

Несладкая часть

Полноценный кофе-брейк с сэндвичами требует иного подхода:

• сэндвичи или брускетты: 2–3 половинки на человека;
• канапе и мини-закуски: 3–4 шт.;
• сырная и мясная нарезка: 60–80 г суммарно.

Фрукты, орехи и мелочи

• фрукты и ягоды: 150–200 г на человека;
• орехи, сухофрукты, энергетические батончики: 30–50 г;
• стаканы: 2–3 на человека (кофе, вода, повторный кофе);
• салфетки: 3–4 на человека, плюс отдельные для кофе.

Как корректировать нормы под формат и время

Форматы мероприятий диктуют свои поправки — один и тот же набор на 20 человек утром и вечером работает по-разному.

• Утренний кофе-брейк (9:00–11:00). Многие приходят без завтрака — выпечку и фрукты берут охотнее. Норму по еде держим по верхней границе.
• Дневной (12:00–15:00). Если он заменяет обед, считайте его как ланч: 1–2 сэндвича, салат или суп-крем, десерт, напиток.
• Вечерний (после 16:00). Кофе пьют меньше, растёт спрос на воду и травяной чай. Сладкое — 1,5–2 шт. на человека, плюс лёгкие несладкие закуски.
• Интенсивный формат (тренинг, стратегическая сессия). Люди сидят и «клюют» постоянно: берите 2,5–3 чашки кофе и 3–4 позиции выпечки.
• Короткий протокольный кофе-брейк (до 40 минут). Достаточно напитков и одного вида печенья или мини-круассанов.

Пример расчёта: кофе-брейк на 50 человек, 2 часа, день

1. Кофе: 50 × 2 = 100 чашек, это около 900 г зерна.
2. Молоко: 2,5 л, овсяное — 0,7 л.
3. Чай: 60 пакетиков.
4. Вода: 25–30 л; соки и лимонады: 12–15 л.
5. Выпечка: 100–150 шт. (в сумме 4–6 кг).
6. Фрукты: 8–10 кг, орехи: 2 кг.
7. Стаканы: 130–150 шт., тарелки: 50–70 шт.

Такой набор закрывает и «кофейных», и «чайных» гостей, и тех, кто заглянул только за водой.

Три ошибки, которые дороже всего

1. Экономить на напитках. Гость, которому не хватило кофе, запомнит это лучше, чем меню.
2. Заказывать один вид выпечки. У кого-то аллергия на орехи, кто-то не ест глютен — нужны 2–3 альтернативы.
3. Не учитывать ограничения по меню. Заранее уточните число вегетарианцев и аллергии: это 5–10% гостей и отдельная пара позиций.

Чек-лист перед заказом

• Число гостей с запасом 10–15%;
• время, длительность и роль кофе-брейка в программе;
• напитки: кофе, чай, вода, альтернативы;
• еда: сладкое, несладкое, фрукты;
• посуда, салфетки, оборудование (кофемашина, термопоты, удлинители);
• диетические и религиозные ограничения;
• кто и когда убирает зону кофе-брейка.

Правильный расчёт — это не про экономию, а про то, чтобы каждому гостю хватило и кофе, и десерта. Если считать нормы под формат, время и аудиторию, кофе-брейк перестаёт быть лотереей и становится предсказуемой частью сметы. А практические советы по меню и организации приёмов от команды BIG DAY Catering всегда можно уточнить у нас — такие сметы мы считаем каждый день.